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第４７回日本熱帯医学会・第２１回日本国際保健医療学会　合同大会
準備スタッフの第２６回会合（９月１１日）　議事録（&html(<a href="http://www8.atwiki.jp/jaihjstm?cmd=upload&act=open&pageid=51&file=%E6%BA%96%E5%82%99%E5%A7%94%E5%93%A1%E4%BC%9A9%E6%9C%8811%E6%97%A5%E4%BC%9A%E5%90%88%E8%AD%B0%E4%BA%8B%E9%8C%B2.doc">Word版</a>)）

出席者：神原・門司・堀尾・上村・中澤・谷村・金田・砂原・荒木・清水・木下・森崎・崎谷・秦・岡田・相川

１．	ポスター口演の割り振り
・	現時点で１日目 … 約100演題、２日目 … 約80～90演題にする予定

２．	９月７日ブリックホールとの打合せの報告（堀尾）
・	進行受け持ちの割り振り
→第１会場　音声・照明 … ブリック、映像 … ＮＢＣ興産スタッフ
→第２会場　音声・照明 … ブリック、映像 … 学会スタッフ
→第３～第５会場　音声・照明・映像とも全て学会スタッフ
・	ポスター口演は間隔が短いので、進行をどうするか？
→ポスター口演は学会スタッフがＰＣ操作を行う
・	開場時間は１日目 … ８時、２・３日目 … ８時３０分
・	３日目（最終日）は17時までに撤収完了・現状回復のこと
→第５会場のみ22時まで予約を延長している
・	第５会場のカーペット敷きおよび、カーペット撤収は専用スタッフを雇う
・	インターネットは特別室２に環境を設営して使用できるようにする予定
→有線・無線どちらでも使用可能の旨をホームページで告知する
・	エアコンを使用するかどうかは当日判断してブリックに連絡する
・	駐車場は学会スタッフ用として６台分確保されている
・	看板は大看板２枚をブリックホールに注文し、小看板は全てこちらで印刷する

３．	名札に関すること
・	全てこちらで印刷する。大きさはハガキ２ッ折り程度

４．	ボランティア等の人員確保に関すること
・	現在約５０名程度を確保できた
→メーリングリストを作成し、連絡の円滑化を図る

５．	参加費の振込み受付けに関すること
・	振込口座を何日かの時点でクローズする
・	９月８日以降の振込についてホームページ上で通知する

６．	学会長招宴に関すること
・	熱研関係者にはまだ案内を送付していない

７．	懇親会に関すること
・	６時３０分から開始。少し狭いが、現状でなんとかがまんする
８．	打合せ室に関すること
・	楽屋１～６を打合せ室として利用してもらう
・	打合せ場所の予約をどうするか？
・	案内は受付からクロークに回す

９．プログラム抄録集に関すること
・	抄録集は学会員全員には送付しない
→参加料を払った人、プログラム委員、名誉会員に送付する
・	発送までのスケジュールを確認する
→13日頃…１次入稿、19日頃…最終入稿、26日頃刷り上がり、27～28日頃発送
・	発送はどうするか？
→昭和堂に依頼するかどうか見積もりで検討する


※来週は月曜日が祭日なので、次回ミーティングは今週金曜日15日13時から行う


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第４７回日本熱帯医学会・第２１回日本国際保健医療学会　合同大会
準備スタッフの第２６回会合（９月１１日）　議事録（&html(<a href="http://www8.atwiki.jp/jaihjstm?cmd=upload&act=open&pageid=51&file=%E6%BA%96%E5%82%99%E5%A7%94%E5%93%A1%E4%BC%9A9%E6%9C%8811%E6%97%A5%E4%BC%9A%E5%90%88%E8%AD%B0%E4%BA%8B%E9%8C%B2.doc">Word版</a>)）

出席者：神原・門司・堀尾・上村・中澤・谷村・金田・砂原・荒木・清水・木下・森崎・崎谷・秦・岡田・相川

１．	ポスター口演の割り振り
・	現時点で１日目 … 約100演題、２日目 … 約80～90演題にする予定

２．	９月７日ブリックホールとの打合せの報告（堀尾）
・	進行受け持ちの割り振り
→第１会場　音声・照明 … ブリック、映像 … ＮＢＣ興産スタッフ
→第２会場　音声・照明 … ブリック、映像 … 学会スタッフ
→第３～第５会場　音声・照明・映像とも全て学会スタッフ
・	ポスター口演は間隔が短いので、進行をどうするか？
→ポスター口演は学会スタッフがＰＣ操作を行う
・	開場時間は１日目 … ８時、２・３日目 … ８時３０分
・	３日目（最終日）は17時までに撤収完了・現状回復のこと
→第５会場のみ22時まで予約を延長している
・	第５会場のカーペット敷きおよび、カーペット撤収は専用スタッフを雇う
・	インターネットは特別室２に環境を設営して使用できるようにする予定
→有線・無線どちらでも使用可能の旨をホームページで告知する
・	エアコンを使用するかどうかは当日判断してブリックに連絡する
・	駐車場は学会スタッフ用として６台分確保されている
・	看板は大看板２枚をブリックホールに注文し、小看板は全てこちらで印刷する

３．	名札に関すること
・	全てこちらで印刷する。大きさはハガキ２ッ折り程度

４．	ボランティア等の人員確保に関すること
・	現在約５０名程度を確保できた
→メーリングリストを作成し、連絡の円滑化を図る

５．	参加費の振込み受付けに関すること
・	振込口座を何日かの時点でクローズする
・	９月８日以降の振込についてホームページ上で通知する

６．	学会長招宴に関すること
・	熱研関係者にはまだ案内を送付していない

７．	懇親会に関すること
・	６時３０分から開始。少し狭いが、現状でなんとかがまんする

８．	打合せ室に関すること
・	楽屋１～６を打合せ室として利用してもらう
・	打合せ場所の予約をどうするか？
・	案内は受付からクロークに回す

９．プログラム抄録集に関すること
・	抄録集は学会員全員には送付しない
→参加料を払った人、プログラム委員、名誉会員に送付する
・	発送までのスケジュールを確認する
→13日頃…１次入稿、19日頃…最終入稿、26日頃刷り上がり、27～28日頃発送
・	発送はどうするか？
→昭和堂に依頼するかどうか見積もりで検討する


※来週は月曜日が祭日なので、次回ミーティングは今週金曜日15日13時から行う


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