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第47回日本熱帯医学会・第21回日本国際保健医療学会 合同大会
準備スタッフの第26回会合(9月11日) 議事録( Word版

出席者:神原・門司・堀尾・上村・中澤・谷村・金田・砂原・荒木・清水・木下・森崎・崎谷・秦・岡田・相川

1. ポスター口演の割り振り
  • 現時点で1日目 … 約100演題、2日目 … 約80~90演題にする予定

2. 9月7日ブリックホールとの打合せの報告(堀尾)
  • 進行受け持ちの割り振り
→第1会場 音声・照明 … ブリック、映像 … NBC興産スタッフ
→第2会場 音声・照明 … ブリック、映像 … 学会スタッフ
→第3~第5会場 音声・照明・映像とも全て学会スタッフ
  • ポスター口演は間隔が短いので、進行をどうするか?
→ポスター口演は学会スタッフがPC操作を行う
  • 開場時間は1日目 … 8時、2・3日目 … 8時30分
  • 3日目(最終日)は17時までに撤収完了・現状回復のこと
→第5会場のみ22時まで予約を延長している
  • 第5会場のカーペット敷きおよび、カーペット撤収は専用スタッフを雇う
  • インターネットは特別室2に環境を設営して使用できるようにする予定
→有線・無線どちらでも使用可能の旨をホームページで告知する
  • エアコンを使用するかどうかは当日判断してブリックに連絡する
  • 駐車場は学会スタッフ用として6台分確保されている
  • 看板は大看板2枚をブリックホールに注文し、小看板は全てこちらで印刷する

3. 名札に関すること
  • 全てこちらで印刷する。大きさはハガキ2ッ折り程度

4. ボランティア等の人員確保に関すること
  • 現在約50名程度を確保できた
→メーリングリストを作成し、連絡の円滑化を図る

5. 参加費の振込み受付けに関すること
  • 振込口座を何日かの時点でクローズする
  • 9月8日以降の振込についてホームページ上で通知する

6. 学会長招宴に関すること
  • 熱研関係者にはまだ案内を送付していない

7. 懇親会に関すること
  • 6時30分から開始。少し狭いが、現状でなんとかがまんする

8. 打合せ室に関すること
  • 楽屋1~6を打合せ室として利用してもらう
  • 打合せ場所の予約をどうするか?
  • 案内は受付からクロークに回す

9.プログラム抄録集に関すること
  • 抄録集は学会員全員には送付しない
→参加料を払った人、プログラム委員、名誉会員に送付する
  • 発送までのスケジュールを確認する
→13日頃…1次入稿、19日頃…最終入稿、26日頃刷り上がり、27~28日頃発送
  • 発送はどうするか?
→昭和堂に依頼するかどうか見積もりで検討する


※来週は月曜日が祭日なので、次回ミーティングは今週金曜日15日13時から行う



カテゴリ: [議事録] - &trackback- 2006年09月11日 17:24:28

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