事務局日記/2006年09月11日/２００６年９月１１日の議事録 - 熱研 学会準備委員会 ホームページ

#blognavi

第４７回日本熱帯医学会・第２１回日本国際保健医療学会　合同大会
準備スタッフの第２６回会合（９月１１日）　議事録（ Word版）

出席者：神原・門司・堀尾・上村・中澤・谷村・金田・砂原・荒木・清水・木下・森崎・崎谷・秦・岡田・相川

１． ポスター口演の割り振り

• 現時点で１日目 … 約100演題、２日目 … 約80～90演題にする予定

２． ９月７日ブリックホールとの打合せの報告（堀尾）

• 進行受け持ちの割り振り

→第１会場　音声・照明 … ブリック、映像 … ＮＢＣ興産スタッフ
→第２会場　音声・照明 … ブリック、映像 … 学会スタッフ
→第３～第５会場　音声・照明・映像とも全て学会スタッフ

• ポスター口演は間隔が短いので、進行をどうするか？

→ポスター口演は学会スタッフがＰＣ操作を行う

• 開場時間は１日目 … ８時、２・３日目 … ８時３０分
• ３日目（最終日）は17時までに撤収完了・現状回復のこと

→第５会場のみ22時まで予約を延長している

• 第５会場のカーペット敷きおよび、カーペット撤収は専用スタッフを雇う
• インターネットは特別室２に環境を設営して使用できるようにする予定

→有線・無線どちらでも使用可能の旨をホームページで告知する

• エアコンを使用するかどうかは当日判断してブリックに連絡する
• 駐車場は学会スタッフ用として６台分確保されている
• 看板は大看板２枚をブリックホールに注文し、小看板は全てこちらで印刷する

３． 名札に関すること

• 全てこちらで印刷する。大きさはハガキ２ッ折り程度

４． ボランティア等の人員確保に関すること

• 現在約５０名程度を確保できた

→メーリングリストを作成し、連絡の円滑化を図る

５． 参加費の振込み受付けに関すること

• 振込口座を何日かの時点でクローズする
• ９月８日以降の振込についてホームページ上で通知する

６． 学会長招宴に関すること

• 熱研関係者にはまだ案内を送付していない

７． 懇親会に関すること

• ６時３０分から開始。少し狭いが、現状でなんとかがまんする

８． 打合せ室に関すること

• 楽屋１～６を打合せ室として利用してもらう
• 打合せ場所の予約をどうするか？
• 案内は受付からクロークに回す

９．プログラム抄録集に関すること

• 抄録集は学会員全員には送付しない

→参加料を払った人、プログラム委員、名誉会員に送付する

• 発送までのスケジュールを確認する

→13日頃…１次入稿、19日頃…最終入稿、26日頃刷り上がり、27～28日頃発送

• 発送はどうするか？

→昭和堂に依頼するかどうか見積もりで検討する

※来週は月曜日が祭日なので、次回ミーティングは今週金曜日15日13時から行う

カテゴリ: [議事録] - &trackback() - 2006年09月11日 17:24:28

#blognavi